É um cenário comum: você contrata um serviço de hospedagem e o plano vem com dezenas, centenas ou – contrariando as leis da física – “ilimitadas” caixas de e-mail.

Parece uma enorme vantagem, certo? Afinal, você finalmente vai poder ter uma caixa de e-mail de aparência mais profissional ([email protected]) ao invés do batido endereço do Gmail.

Até aqui tudo parece bem, até que você começa a notar as pequenas coisas… a mensagem importante de um cliente não chegou. O e-mail que você enviou para aquele prospecto importante caiu na caixa de spam dele (ele viu uma semana depois). Sua própria caixa postal vira um depósito de spams, porque o filtro anti-spam nunca filtrou coisa nenhuma.

De repente, o que parecia muito conveniente já não se mostra grande coisa e você percebe que o e-mail oferecido pela hospedagem é, no fim das contas, mais uma das centenas de funções do painel de controle que estão ali só para fazerem volume.

E isso não causa nenhuma surpresa. É ainda muito comum que as pessoas se rendam à perigosa conveniência de delegar à hospedagem a tarefa de administrar caixas de e-mail – isso acontece até mesmo com negócios que têm o e-mail como ferramenta central e indispensável para sua sobrevivência, o que os coloca em risco desnecessário.

 

Aqui vão alguns motivos, portanto, para separar de vez hospedagem e e-mails – e o que fazer para resolver isso.

 

Hospedagem é para sites, não para e-mails

Falando assim é até óbvio, mas é preciso parar para pensar um pouco nisso. Serviços de hospedagem deveriam se focar em hospedar sites – e deveriam fazer isso com a maior qualidade possível -, não e-mails. Quando essas duas coisas se misturam, os e-mails inevitavelmente viram um tema de baixa prioridade e, portanto, de baixa confiabilidade. Para uma hospedagem, seu site fora do ar é um evento prioritário. Problemas de envio e recebimento de e-mails, entretanto, não são. Boa sorte em tentar resolver de fato isso.

Webmail da década de 1990

Se você já usou webmail de hospedagem, sabe do que estou falando. Não espere interfaces ágeis e sofisticadas como as do Gmail e outros. Em webmails de hospedagem, o software é muito básico e carece de funções com as quais a maioria de nós já está acostumada. Isso se traduz em limitações que não deveriam existir no século XXI.

Se um cai, o outro cai também

Já que seu site e e-mails estão hospedados no mesmo lugar, são suscetíveis aos mesmos problemas de disponibilidade. Se o servidor fica indisponível, seus e-mails se “solidarizam” e param de funcionar, também.

Imagine ficar sem seu site e também sem os e-mails, tudo ao mesmo tempo? Um evento catastrófico e inimaginável nos dias de hoje – e, no entanto, um risco que a maioria corre sem refletir muito. E não adianta brigar com o suporte da hospedagem: um só volta quando o outro voltar. Seu negócio vai ter que sobreviver, incomunicável, até que o serviço seja normalizado.

É como se um comércio de rua de repente tivesse as portas lacradas e a linha telefônica cortada. Experimente tentar manter um negócio de pé, assim!

Sua reputação fica em risco

Esse é um dos maiores e mais graves problemas de e-mails de hospedagem. Como seus e-mails serão disparados a partir de um endereço IP compartilhado por milhares de outros clientes, você estará à mercê de vizinhos “ruidosos” que usam o e-mail para disparar spam, o que atinge a reputação de todos os domínios hospedados no mesmo servidor.

De repente, suas mensagens começam a não ser entregues e você simplesmente não pode fazer nada. Talvez seu próprio domínio já tenha entrado para as listas negras dos filtros de spam, e isso é uma dor de cabeça imensa e quase sempre irreversível.

Você fica refém da hospedagem

Para fechar com chave de ouro: ao usar e-mails de hospedagem, você fica refém do serviço de hospedagem. Quem já tentou migrar de hospedagem antes sabe que migrar sites é relativamente simples, mas migrar e-mails é uma tarefa árdua, desgastante e às vezes inviável, sobretudo quando as caixas são grandes.

Em muitos casos, as pessoas desistem das caixas de e-mail e preferem começar do zero na próxima hospedagem, tamanha a dor de cabeça envolvida. Só que as consequências disso podem ser muito graves e impactar seriamente os negócios que dependem desse meio de comunicação no dia a dia.

Só separando e-mail de hospedagem é que surge a verdadeira liberdade de hospedar seu site onde você quiser, sem a preocupação de interromper a entrega e recebimento de mensagens a cada vez que isso acontece.

 

Como separar e-mail e hospedagem e profissionalizar sua presença na web

Se você está usando o e-mail oferecido pela sua hospedagem e se assustou com o cenário descrito acima, tranquilize-se: existe solução e ainda dá tempo de resolver isso!

Separar hospedagem de e-mails é algo que temos feito desde o começo da BlogLite. Nós entendemos desde o primeiro momento que, se quiséssemos ser a melhor hospedagem WordPress do Brasil, então seria preciso manter foco total no core business, que é… hospedagem! Ao mesmo tempo, sabemos o quanto e-mail é importante para todos os negócios, e por isso sempre delegamos isso a parceiros de nível profissional que só trabalham com e-mail.

Nossa experiência nos permitiu conhecer diversos serviços e selecionar aqueles que consideramos os melhores. E, surpresa: há excelentes opções gratuitas!

Dentre os serviços que recomendamos, estão:

G Suite – Sem sombra de dúvidas, o serviço mais sofisticado, completo e confiável. Criação do gigante Google, concilia e-mail, Google Drive, agenda e documentos online. Fácil de configurar, custa a partir de $5/usuário/mês. Oferece webmail (mesma interface do Gmail), POP e IMAP.

Zoho Mail – Conhecido concorrente do G Suite. Tem um plano gratuito para até 5 caixas, mas sem acesso POP/IMAP (apenas webmail, logo, não é possível usar clientes de e-mail populares como Outlook)

Yandex Mail – Opção menos conhecida, mas excelente! Oferece, totalmente grátis, 1000 caixas de e-mail, acesso via webmail, IMAP e POP, portanto compatível com Outlook e outros clientes. Tem também um excelente app para celular.

 

A importância de profissionalizar a sua estrutura: ainda é tempo!

Você já se preocupa com a opção de hospedagem para o seu site. Coloque, então, o mesmo nível de prioridade quando o assunto é e-mail!

Tenha em mente que o e-mail oferecido por hospedagens deve ser tratado como mera cortesia, não como um recurso de confiança sobre o qual se pode construir sua reputação pessoal e profissional. Escolha um serviço de e-mail profissional – mesmo que gratuito – e veja por si mesmo a diferença. O futuro do seu negócio depende disso!